本文将介绍启明星会议室预订系统的基本使用。

1. 添加区域

首先,以管理员账户(系统默认管理员admin,密码123456)登录预订系统。点击右上角的“管理”进入后台,在区域地块里,直接建立区域
点击默认区域上的图标,即可设置默认区域。
用户在前台,可以直接更改所属区域
启明星会议系统支持多区域概念,一个区域通常就是一个公司,例如A公司有 北京分公司和上海分公司,那么管理员可以建立 北京区域 和上海区域, 然后在每个区域里在创建具体的会议室。
北京分公司员工登录系统后可以设置自己区域为北京区域,那么他的查询、预订都默认显示为北京的会议室。
如果公司没有分公司,可以直接以公司名作为区域名称。
推荐管理员设置一个默认区域,设置默认区域后,所有员工默认都使用默认区域。


2. 添加会议室

在 会议配置里,可以直接添加会议室、笔记本、投影线,并设置会议室的各种属性以及会议室预订的权限。
在添加笔记本和投影仪后,如果用户预订选择了笔记本或者投影式,会进行冲突检测。
通俗的解释,假设公司有一台爱普生投影仪,如果A用户开会时申请了此投影仪,那么B用户在同一时段就无法再申请使用此投影仪。


3. 权限配置

启明星预订系统没有审批功能,采用先申请先得到机制(当然,对于重要会议,管理员可以强制取消用户的申请)。
预订系统支持“角色”功能,管理员可以通过角色控制用户的申请。
系统默认内置了一个:All Roles,一旦选择此角色,就表示所有用户可以预定。
“会议室-角色-用户" 的关系,体验如下
(1)在角色列表里,自定义一个 “VIP" 角色
(2)在用户列表里,在 A 用户的角色增加 VIP 角色
(3)在会议配置里,编辑Room1会议室,取消All Roles角色,只勾选VIP角色
(4)A退出系统,重新登录后,将只有A有权限预定Room1会议室
作为特殊情况: 如果一个会议室,勾选了 All Roles 表示所有用户都可以预定该会议室。
如果所有角色都不选,表示所有用户都无法预定该会议室(例如该会议室再维修)

*当给用户赋予新角色后,因为cookie缓存机制,所以,需要用户退出后重新登录才会立刻生效。

4. 添加导入人员

在人员列表里,可以添加或者通过Excel导入人员。
如果你采用集成微软AD域模式,基本上你无需人工导入。当用户登录预订系统时,会自动到AD域里检测身份验证。


5. 配置邮件通知

启明星系统支持邮件通知。 在发送邮件方面,主要有两大类邮件服务器:第一类:非微软的Exchange邮件服务器。 第二类:微软的Exchange邮件服务器。
非微软Exchange邮件服务器(包括QQ邮件、163、Gmail等)都是用SMTP/POP 协议收发邮件。
而Exchange邮件服务器同时支持SMTP/POP和微软特有的EWS(Exchange Web Service)收发邮件。
但是,有些公司因为安全的原因禁用了SMTP协议,在这种情况下,就只能使用EWS接口收发邮件。
下面列出了启明星系统当前支持的模式:
邮件发送方式 是否支持邮件通知 是否支持Meeting Request
SMTP协议 支持 支持
Exchange Web Service 支持 不支持
*简单的说明:启明星系统不支持使用EWS发生会议邀请
,如果你使用的是Exchange邮件服务器又希望发生会议邀请,请开启Exchange的SMTP协议即可。
5.1) 配置SMTP协议
根据页面提示,输入SMTP的账户、密码、SMTP服务器地址、等信息即可,如果您不知道STMP信息,可以联系IT获取,或者联系我们获取帮助。
5.2) 配置EWS接口
首先根据页面提示下载EWS.rar,解压后,把DLL复制到bin文件夹下,然后根据提示输入相关信息即可。
Exchange接口有固定格式,例如邮件域名为 mail.xx.com 则 Exchange接口是 https://mail.xx.com/ews/exchange.asmx 在SMTP或者EWS设置正确后,然后勾选 “在用户提交预定申请时,发送邮件通知”即可。
当启用邮件通知,同时,在人员列表里,管理员配置了每个员工的邮件,那么用户再预订会议时,当选择与会人员后,会发邮件通知与会人员。


6. 配置Outlook会议邀请(Meeting Request模式)

参考上一步,在 在SMTP或者EWS设置正确后,然后勾选 “启用集成Outlook日历功能,用户提交时,会议信息会写入与会者日历”即可。

7. 始终通知特定人

在备份与清理里,有一个“始终发送给” 功能,在这里输入邮件(多个用户用分号分割),那么所有预订信息都会发送给此用户。
背景:有些公司希望所有会议都通知特定人(例如前台),那么可以利用此功能,让特定人了解每个会议信息。


8. 用户预订

在前台,用户登录系统后,直接根据页面提示预订会议室。
注意:(1)用户只能添加、修改、删除自己的会议室,但是管理员可以修改、删除所有人的预订。
(2)当给用户设置权限后,通常需要退出,重新登录后生效。


9. 用户查询、更新、删除会议

在我的预订里,用户可以管理自己的预订会议,在日查询、周查询里,可以快速查询会议室的使用状态。

10.统计报表

启明星会议室预订系统支持简单的数据统计,以管理员身份登录后,可以查看会议室的统计报表。

11.手机版

启明星会议室预订系统支持手机访问,当用手机访问时,默认系统会自动切换到手机模式的页面。

12.终端显示

如果你希望把会议室的实时状态显示在门口平板上,启明星会议室预订系统支持该功能。

13.忘记密码?

用户再前台页面,点击右上角自己的名字可以修改自己的密码。
如果是普通用户,可以联系管理员来重置自己的密码。
如果是管理员,可以使用安装指南重置自己的密码。

14.集成微软AD域?

请参考安装指南来了解如何集成AD域。

15.集成微软Office365?

目前对Office365集成主要是EWS方式。
注意:(1)微软Office365本身具有会议室预订功能,我们目前提供有额外的exe成可以把Office365信息显示在平板终端上。
(2) 如果你希望用户通过Office365预订会显示在book上,在book上预订也可以反映到Office365上,我们提供此功能的二次开发(仅针对大客户)。


14.循环例会(Book与MRBS区别)?

启明星会议室预订系统有 book和 mrbs 两个系统,mrbs支持按照日循环、周循环、月循环、年循环的周期性例会功能。
循环列会适合学校、医院等有周期性使用会议室的环境。
对于企业,为了充分利用资源,通常不推挤使用循环例会。